Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Vernichtung  von  Buchhaltungsunterlagen
Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rück stellung gebildet werden.
Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2016 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden: 1

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2006 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge 2, Lohn- bzw.  Gehaltslisten) aus dem Jahr 2006

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder früher. Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Wäh rend des Auf bewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.
Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten  Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Februar 2017

1 Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen
ist zu prüfen, ob und welche Unter lagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebs prüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offi ziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.

2 Ausdrucke elektronischer Kontoauszüge (Onlinebanking)  ge nügen
den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten derzeit i. d. R. nicht; hier sind (wie bisher) die Kontoauszüge bzw. Monats sammelkontoauszüge der Kreditinstitute in Papierform zu archivieren; zur Aufbewahrung und Archivierung ausschließlich elektronisch übermittelter Kontoauszüge siehe im Einzelnen LfSt Bayern vom 19. Mai 2014 – S 0317.1.1 – 3/3 St 42.